日々の業務で行っているメール対応。
ビジネス文書では ひな形を使うことも多いですが保存場所はどうしていますか。
私がOutlookのメール作成でよく使っている自動化機能をご紹介します。
「定型メール」を作成し「署名」に登録
良く使う定型メールを「署名」に登録しておき、新しいメールの作成画面で該当の署名を呼び出します。
- 仕事依頼メール
- お礼メール
など、ひな形の文章があり都度宛先が違うメールを送信する機会が多いので4パターン位登録して使っています。
Outlook 署名の登録方法
Outlook－ファイル－オプション－メール 内の署名をクリックし新規作成。
署名に「お礼メール」など名前をつけてから文章と署名を入力しOKを押す。
あとは定型文が必要な時に新規メール作成画面より該当の署名を選ぶだけです。
Outlook クイック操作でチームへ転送、フォルダ移動、メール作成
Outlook－ホームタブ－クイック操作－新規作成を選択し名前をつける
チーム全員にメールを転送したい場合は「チームへ転送」等と分かりやすい名前をつけます。
アクションで「転送」を選ぶ
アクションを選ぶと「オプションを表示」が押せるようになるので件名や宛先、文章を入力し「完了」
転送したいメールを選んだ状態でクイック操作画面より「チームへ転送」を選ぶ
以上です。
アクションの部分を
- 開封済みにして〇〇フォルダへ移動
- メッセージの作成（宛先・本文入力済）
- 新しい会議（宛先・本文入力済）
など良く使うものを設定しておくと便利です。
まとめ
クイック操作には、「宛先や本文を入力済の新規メールを作成」など様々なアクションが設定できます。
日頃行っている「くりかえす作業」がある場合は登録できないか確認してみましょう。
一度設定すればその後が楽なので面倒がらずやってみようと思います。
